Taahhüt işinde hakediş takibini Excel’den çıkarmak

Taahhüt işlerinde Excel uzun yıllardır vazgeçilmez araçlardan biri. Keşifler, metrajlar, puantajlar, hakedişler, fiyat analizleri ve daha birçok çalışma Excel dosyaları üzerinden yürütülüyor.

Excel’in güçlü bir araç olduğuna şüphe yok.

Sorun Excel kullanmak değil.

Sorun, birden fazla kişinin dahil olduğu kritik bir süreci yalnızca Excel dosyaları üzerinden yönetmeye çalışmak.

Bir proje büyüdüğünde, şantiye sayısı arttığında ve aynı dosyanın farklı kişiler arasında dolaşmaya başladığında sistem yavaş yavaş kontrol edilemez hale gelebiliyor.

Hangisi güncel hakediş dosyası?

Muhtemelen en sık karşılaşılan soru bu.

Bir dosyanın farklı versiyonları oluşmaya başladığında isimler de tanıdık hale gelir:

Hakedis.xlsx
Hakedis_Son.xlsx
Hakedis_Son2.xlsx
Hakedis_Revize.xlsx
Hakedis_Revize_Son.xlsx
Hakedis_Revize_Son_Guncel.xlsx

Bir süre sonra dosya isminden hangi versiyonun gerçekten güncel olduğunu anlamak neredeyse imkânsız hale gelir.

Bir dosya şantiyede olabilir, başka bir versiyonu merkez ofiste bulunabilir. Koordinatör farklı bir kopya üzerinde çalışırken muhasebeye başka bir dosya gönderilmiş olabilir.

Asıl problem burada başlar:

Doğru karar yanlış dosya üzerinden alınabilir.

Bir satır silindiyse fark eder misiniz?

Hakediş dosyalarında yüzlerce, hatta binlerce satır bulunabilir.

Böyle bir dosyada yanlışlıkla bir satırın silinmesi bazen hemen fark edilir.

Bazen de edilmez.

Daha kritik olan ise şudur:

Bir hücre değiştirildiğinde, formül bozulduğunda veya bir satır tamamen kaldırıldığında bunun ne zaman ve kim tarafından yapıldığını sonradan tespit etmek çoğu zaman kolay değildir.

Dosya şirket içinde birçok kişi tarafından kullanılıyorsa şu sorular önem kazanmaya başlar:

Kim değiştirdi?
Ne zaman değiştirdi?
Önceki değer neydi?
Değişiklik yanlışlıkla mı yapıldı?
Dosyanın önceki haline dönebilir miyiz?

İşin maddi büyüklüğü arttıkça bu soruların önemi de artar.

Peki ya dosya kasten silinirse?

İstenmeyen senaryoları da hesaba katmak gerekir.

Bir çalışan yanlışlıkla dosyayı silebilir.

Bilgisayar arızalanabilir.

Dosya bozulabilir.

Yanlış versiyon eski dosyanın üzerine kaydedilebilir.

Yetkili olmayan bir kişi dosyada değişiklik yapabilir.

Hatta kötü niyetli bir durumda kritik bilgiler bilinçli olarak değiştirilebilir veya silinebilir.

Bu ihtimallerin hiçbiri günlük operasyonun merkezinde düşünülmek istenmez. Ancak sağlıklı bir sistem tasarlanırken temel soru şudur:

“Bir şey ters giderse ne olur?”

İyi bir dijital sistemin farkı, işler yolunda giderken değil, işler yolunda gitmediğinde ortaya çıkar.

Excel çökerse ne olur?

Büyük boyutlu Excel dosyaları, yoğun formüller, bağlantılı tablolar ve çok sayıda veri zamanla performans sorunlarına neden olabilir.

Dosyanın açılması uzun sürebilir.

Formüller bozulabilir.

Harici bağlantılar kopabilir.

Dosya zarar görebilir.

Kullanıcının bilgisayarında oluşan bir problem tüm çalışma sürecini etkileyebilir.

Bunların üzerine bir de “en son yedeği kim aldı?” sorusu eklenirse konu artık yalnızca hakediş hazırlamak olmaktan çıkar.

Dosya yönetimi başlı başına bir işe dönüşür.

E-posta ile hakediş yönetmek neden risklidir?

E-posta, belge göndermek için son derece kullanışlıdır.

Ancak süreç yönetim sistemi değildir.

Bir hakediş dosyası e-posta ile gönderildiğinde alıcı dosyayı indirir, üzerinde değişiklik yapar ve tekrar gönderir.

Bir başka kişi aynı anda eski dosya üzerinde çalışmaya devam edebilir.

CC’ye eklenmeyen biri son revizyondan haberdar olmayabilir.

Bir süre sonra hakediş sürecinin kendisi değil, hakediş dosyasının nerede olduğu konuşulmaya başlanır.

Bu da hem zaman kaybına hem de hata riskine yol açar.

Hakedişi sisteme almak ne değiştirir?

Hakediş sürecini merkezi bir yazılım üzerinden yönetmenin temel amacı Excel’i tamamen ortadan kaldırmak değildir.

Ama kritik veriyi bir dosyaya bağımlı olmaktan çıkarmaktır.

Merkezi bir sistemde;

• herkes aynı güncel veriyi görür,
• kullanıcı yetkileri tanımlanabilir,
• değişiklikler kayıt altına alınabilir,
• eski verilere ve işlem geçmişine ulaşılabilir,
• farklı şantiyeler aynı merkezden takip edilebilir,
• hakediş ile proje, keşif, saha ve cari bilgiler ilişkilendirilebilir,
• raporlar tek veri kaynağı üzerinden oluşturulabilir.

Böylece “dosya nerede?” sorusunun yerini daha anlamlı bir soru alır:

“Projenin mevcut durumu nedir?”

Asıl dijitalleşme de burada başlar.

Hakediş yalnız başına bir süreç değildir

Taahhüt firmalarında hakedişi yalnızca bir Excel tablosu olarak düşünmek de eksik olur.

Hakediş;

keşifle,
metrajla,
saha gerçekleşmeleriyle,
puantajla,
malzeme hareketleriyle,
proje ilerlemesiyle,
cari hesaplarla

doğrudan veya dolaylı olarak bağlantılıdır.

Bu nedenle hakediş yönetiminin asıl değeri, yalnızca hakediş ekranı oluşturmak değil; hakedişi şirketin diğer operasyonlarıyla aynı veri yapısında buluşturabilmektir.

Excel’den vazgeçmek değil, Excel’e bağımlı kalmamak

Excel hâlâ birçok iş için son derece kullanışlı ve güçlü bir araç.

Ancak şirketin kritik operasyonlarını tek tek Excel dosyalarına emanet etmek, organizasyon büyüdükçe giderek daha fazla risk oluşturuyor.

Özellikle birden fazla şantiyesi, proje yöneticisi, koordinatörü ve merkez ofis çalışanı bulunan taahhüt firmalarında asıl ihtiyaç yeni bir Excel dosyası değil;

tek veri, tek kayıt ve tek merkezdir.

PortalPlus’ı geliştirirken çıkış noktalarımızdan biri de tam olarak buydu.

Hakediş, keşif, saha denetimi ve puantaj gibi taahhüt sektörüne özgü süreçleri birbirinden bağımsız dosyalar olarak değil, şirketin bütün operasyonunun bir parçası olarak ele almak.

Çünkü bazen sorun Excel’in yetenekleri değildir.

Sorun, şirket büyürken süreçlerin hâlâ dosyalar arasında kalmasıdır.